Título del puesto: Asistente de Dirección

Descripción General:

El Asistente de Dirección será responsable de brindar apoyo administrativo de alto nivel al Director, asegurando una organización eficiente y una comunicación efectiva dentro de la oficina. Este rol implica la gestión de calendarios, documentación, preparación de eventos y viajes, así como la administración patrimonial, todo en un entorno dinámico que requiere habilidades organizativas excepcionales y una atención al detalle.

Responsabilidades Principales:

Manejo y Coordinación de Calendarios:

Planificar, coordinar y mantener actualizada la agenda del Director.
Organizar reuniones internas y externas, garantizando que todos los eventos y compromisos se gestionen de manera eficiente.

Documentación y Correspondencia:

Administrar documentos importantes y confidenciales.
Elaborar, revisar y archivar correspondencia y comunicaciones tanto internas como externas.

Administración de Oficina:

Supervisar el buen funcionamiento de la oficina, gestionando suministros, servicios y el mantenimiento de equipos.
Manejar presupuestos y realizar compras necesarias para la oficina.

Planificación de Eventos:

Organizar y coordinar eventos corporativos y reuniones ejecutivas.
Asegurar que todos los detalles de logística estén cubiertos y los eventos se desarrollen sin problemas.

Atención a la Experiencia del Cliente y del Personal:

Proporcionar una experiencia de alto nivel a clientes, visitantes y empleados que interactúan con la Dirección.

Preparativos de Viajes:

Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo la reservación de vuelos, hoteles, transportes y la creación de itinerarios detallados.

Administración Patrimonial:

Gestionar la propiedad y activos del Director, incluyendo terrenos y flota vehicular.
Supervisar el mantenimiento y el estado de los bienes, asegurando su correcto uso y administración.

Organización y Comunicación:

Actuar como un enlace efectivo entre el Director, el equipo interno y los clientes.
Proporcionar apoyo en la planificación estratégica y la toma de decisiones a través de una comunicación fluida y organizada.

Requisitos:

Experiencia mínima de 3 años en un rol de asistencia ejecutiva o similar.
Habilidad para manejar múltiples tareas y trabajar en un entorno de ritmo rápido.
Excelente capacidad de organización, comunicación y manejo del tiempo.
Conocimiento de herramientas de gestión de oficina y software de productividad.
Capacidad para gestionar información confidencial con discreción.

Habilidades Deseadas:

Experiencia en planificación de eventos y gestión de activos.
Competencia en la planificación de viajes corporativos y administración de presupuestos.
Capacidad para anticipar necesidades y resolver problemas de manera proactiva.