Este puesto reporta de forma directa a Dirección General, contando con la disponibilidad de apoyar en labores administrativas a las demás áreas.
FUNCIONES
Algunas de las funciones son:
Trato con alumnos, padres de familia, personal docente, prospectos, proveedores y público en general; analizando sus peticiones para dar seguimiento y/o direccionarlas al área correspondiente.
Asistir a Dirección General y Académica.
Manejo de agenda del director general.
Coordinación de becarios a cargo (controlar horarios, actividades y responsabilidades de cada uno).
Coordinación y logística de programación de reuniones en tiempo; validando la disponibilidad de las y los asistentes.
Manejo de conmutador, direccionando las llamadas al área correspondiente.
Recepción y análisis de solicitudes de justificación de inasistencias de alumnos, generando las estadísticas y registros históricos correspondientes.
Coordinación de la entrega a los alumnos y profesores de los libros requeridos para sus clases (organización de ejemplares en PDF, recepción y registro de pagos y pedidos, control y manejo de inventario, elaboración de reportes, etc.).
Elaboración de cartas, documentos, bases de datos, formatos e informes.
Compras de artículos de papelería, fotocopias, servicio de café y artículos de oficina en general.
Actualización de la base de datos de contacto de alumnos y profesores.
Responsable de la organización y el orden de la oficina, incluyendo la oficina de Dirección General.
Organización de la ambientación de las instalaciones con motivo de diversas festividades.
Apoyo en la coordinación de eventos (Coffee Break y logística interna - asistencia al evento)
Responsable de la pizarra de avisos y anuncios en general dentro de las instalaciones.
Logística de elaboración y entrega de credenciales a la comunidad.
Recepción de documentos y logística de faltas, reportes y coordinación de puntos extra por eventos institucionales.
Manejo de caja chica.
Administración del uso y asignación de las salas de juntas.
Apoyo y asistencia a diferentes áreas en cuestiones de compras.
Coordinación presencial para la revisión de diferentes proveedores dentro de las instalaciones.
Apoyo en las necesidades administrativas y de Dirección General.
Coordinar que se lleven a cabo las asesorías entre las y los estudiantes y becarios para temas académicos llevando a cabo un registro histórico.
FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA PREVIA
Licenciatura trunca o terminada, preferentemente en áreas sociales o administrativas.
Experiencia mínima de dos años en puesto similar.
COMPETENCIAS
Excelente habilidad de organización.
Inspirar confianza y garantizar confidencialidad.
Excelente comunicación oral y escrita.
Excelente trato con la gente.
Capacidad de diferenciar y priorizar lo urgente, lo importante y las responsabilidades diarias.
Dominio de herramientas de ofimática e internet.
Capacidad para gestionar imprevistos.
Organización y planificación de actividades.
Orientación del trabajo hacia la búsqueda de resultados.
Iniciativa, proactividad y eficiencia.
Capacidad de trabajar en equipo.
Capacidad de realizar un trabajo orientado al cliente.
SUELDO, HORARIO Y PRESTACIONES
$10,000.00 mensuales brutos (antes de impuestos).
Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 H. y. Sábados de 8:30 a 13:30 H.
Prestaciones de ley.
Vacaciones adicionales a las de ley.
Estabilidad laboral y buen ambiente de trabajo.
Recuerda que ningún reclutador puede pedirte dinero a cambio de una entrevista o un puesto. Asimismo, evita realizar pagos o compartir información financiera con las empresas.