Buscando el mejor Talento para: Analista administrativo presidencia.

Descripción General de la Posición:

Proporcionar apoyo administrativo eficaz y oportuno al área, con el fin de mantener el control de los gastos y al sistema documental del área y de los accionistas actualizado, para agilizar los procesos administrativos de las actividades inherentes del área de tal forma que se pueda asegurar un correcto seguimiento y toma de decisiones.

1. Administrar la agenda y correo electrónico de los accionistas lo que puede implicar acceso a cuenta de correo electrónico, programar citas, manejar información confidencial, con el fin de dar respuesta oportuna a todos los temas inherentes a las funciones y actividades de los accionistas.
2. Coordinar los viajes de trabajo y personales de los accionistas, de acuerdo a las políticas de la empresa, requerimientos específicos y personales, agenda y tiempos; así como elaborar el reporte de gastos y trámite de comprobación de los mismos; con el fin de optimizar tiempos y logística del viaje.
3. Realizar tareas administrativas como preparación de documentos, materiales de presentación, respuesta a correspondencia recibida, investigaciones de datos, llamadas de teléfono o conferencias, redacción de cartas, y comunicados de información oficial, organización de reuniones, tomar y distribuir minutas, preparar reportes, resguardo de registros y archivos, entre otras; para el apoyo de diversas funciones inherentes los accionistas.
4. Conciliar los gastos de los accionistas de las tarjetas corporativa y personales, gastos personales y gastos de inmuebles, de acuerdo a políticas y lineamientos, lo que implica comprobación de gastos y revisión de aplicación de conceptos del presupuesto asignado; para la aplicación del pago.
5. Organizar reuniones y/o juntas internas o externas, lo que implica reservación de salas, preparación de materiales, servicios de catering, recepción de asistentes externos, para su desarrollo en tiempo y forma.
6. Realizar el trámite de Solicitudes de Pedido (SOLPED), lo que implica, llevar a cabo el seguimiento de pedidos procesados y generar vale de entrada para el trámite de pago de facturas.
7. Revisar la agenda de los cumpleaños, comprar y entregar el regalo correspondiente con previa autorización.
8. 8)Recoger en uno de los inmuebles la correspondencia tales como: facturas, estados de cuenta, relaciones de caja chica etc. a fin de mantener el control en las cuentas y archivo actualizado.
9. Solicitar y registrar documentos de gastos médicos (facturas, recetas, estudios médicos) de a fin de mantener actualizada la biografía médica y hacer el reembolso de gastos médicos en tiempo.
10. Organización, Protección y resguardo de los documentos física y electrónico.
11. Planeación y control presupuestal de gastos vinculados a inmuebles de accionistas.
12. Generar reportes mensuales de gastos y de desviaciones al presupuesto.
13. Control de mttos requeridos para mantener en óptimas condiciones los inmuebles y activos de los accionistas.
14. Establecer comunicación con diversos proveedores para compras de insumos y materiales, así como contratación de servicios, a fin de mantener el abasto de inmuebles en cantidades óptimas y suficientes.

Requerimientos:

·Preparación Académica: Titulo secretaria bilingüe, Licenciatura en Contabilidad, Administración o afín

·Conocimientos: Menejo de archivo, Manejo de ERP, Microsoft Office, ERP (Preferencia SAP)

·Experiencia Laboral: Administración presupuestal y control de gastos, Generación de reportes recurrentes, Gestión de sistemas administrativos.

·Idioma: inglés

Lugar de trabajo: SUR Ciudad de México.