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Hace 1 mes
Coordinador de Eventos
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Sobre el empleo
Detalles
Contratación:
PermanenteHorario:
Tiempo completoEspacio de trabajo:
HíbridoDescripción
Resumen:
Esta posición es responsable de apoyar en la planeación y ejecución previa, durante y posterior a los eventos y viajes de incentivos.
Apoyará en actividades administrativas previas al evento y coordinará con otras áreas que los requerimientos se obtengan en los tiempos correctos. Deberá conocer las políticas y procesos corporativos.
Podrá mantener contacto directo con el Distribuidor así como con otras áreas de la empresa y con proveedores.
Responsabilidades:
Llevar el control administrativo de la responsabilidad asignada en cada proyecto:
* Elaboración de brief para materiales y ciertos servicios de los eventos como: transportación, materiales, seguridad, etc.
* Elaboración de requisiciones.
* Seguimiento al recibimiento de órdenes de compra, facturas, pago a proveedores con sus respectivos comprobantes para cierre del budget
Seguimiento con proveedores de actividades designadas: coordinación de llamadas, citas, reuniones, etc. para la revisión de sus responsabilidades.
Conocimiento de las políticas del trato al DS: CF/CC, Trato PT´s 30K´s, Vacaciones, Oradores invitados, Compras, Parejas de Vida, etc.
Entregar la información de sus responsabilidades al líder encargado del evento para la presentación general de los eventos.
Programas operativos y presentaciones de las actividades asignadas (catering, transportación, actividades especiales, seguridad, registro, etc.)
Informar del seguimiento del formato de check list de acuerdo a sus responsabilidades en cada evento.
Gestión e interacción del proceso con las áreas que interactúan en la coordinación del evento como: comunicación de flyers, materiales, envíos, registro, expo, producto, etc.
Conocimiento y ejecución de los procesos del área: solicitud de producto, materiales, compras, sku´s, etc.
Apertura de SKU de los entrenamientos, así como el envío diario de la compra y comportamiento vs. año anterior.
Captura de encuestas 1 semana después de regresar del evento.
Llevar el control y administración de materiales y producto en los formatos establecidos.
Supervisar la actividades y apoyos de las comisiones que tengan a su cargo.
Envío semanal del status de sus actividades al Líder.
Conocimiento y apoyo en el cumplimiento de las Interdependencias solicitadas a Eventos.
Elaboración de las minutas de las llamadas/reuniones de los eventos con las distintas áreas.
Requisitos:
1. Skills:
• Trabajo en Equipo
• Comunicación clara y efectiva
• Flexibilidad
• Tolerancia a la frustación y al estrés
• Madurez
• Puntualidad
• Iniciativa/Creatividad
• Sentido de responsabilidad
• Capacidad de reacción
• Atención al cliente
2. Experience:
Required
• Experiencia en realización de eventos o funciones similares mínimo 3 años
• Disponibilidad para viajar, trabajar fines de semana y horas extras
• Manejo paquetería office
• Inglés 60% hablado, escrito, leído.
3. Education:
Required
• Licenciatura en Turismo, Administración o afín.
Preferred
• Organización/administración del tiempo
• Capacidad de consenso y análisis
• Planeación y seguimiento
• Multifuncional/versatilidad
ID: 18913366