Descripción

Analista Administrativo

Un día en la vida de...

1.- Asegurar el control de los documentos y archivos generados en proyectos, llevando a cabo la integración, custodia y control de los expedientes de capacitación (matriz de competencias, los de managment plan, con el propósito de garantizar la integridad, actualización, seguimiento y confidencialidad de la información que se maneja en el área.

2.- Controlar la logística en la distribución de información de comunicación para el equipo de proyectos, revisando origen, destino y nivel de importancia, a fin de turnarlas al personal del área que corresponda.

3.- Tramitar y asegurar la provisión para viajes y viáticos de la Gerencia, equipo de visita técnica necesaria en proyectos, coordinando con las áreas involucradas las actividades relacionadas atendiendo a los procedimientos establecidos, con la finalidad de brindar el apoyo administrativo necesario para el desarrollo de las actividades.

4.- Supervisar y controlar la logística de citas, juntas, conferencias, eventos nacionales, internacionales y con entidades externas relacionadas a la empresa, organizando la agenda del Ejecutivo, realizando las llamadas de confirmación y solicitando cotizaciones de proveedores de servicio cuando el evento así lo requiera, a fin de asegurar el cumplimiento de la logística establecida, presencia en los eventos agendados y de las actividades estratégicas de Proyecto.

5.- Preparar y organizar informes, presentaciones relacionadas, y documentos, organizando y generando la información solicitada, a fin de asegurar el cumplimiento de las actividades establecidas por parte de proyectos .

6.- Anticipar posibles contingencias que puedan afectar la gestión de actividades de la Gerencia, organizando y reconociendo los puntos a resolver y atenderlos de forma inmediata refiriendo a responsables o áreas indicadas, para lograr una solución en tiempo y forma y garantizar el cumplimiento de la agenda establecida.

7.- Asegurar la comunicación con el personal en todos los niveles corporativos y con los clientes, realizando el seguimiento a requerimientos específicos y cascadeando información relevante, a fin de garantizar el cumplimiento de las actividades establecidos por Gerencia.

8.- Soporte en la Generación de Good receipt (GR ) en sistema SAP de las ordenes de compra generados por el equipo de proyectos, asegurando integrar todas las evidencias en el mismo e informar cualquier desviación

Lo que te hará exitoso

Logística de visitas, viajes nacionales e internacionales y eventos corporativos.

Manejo de equipos de audio y video.

Asistencia a niveles Ejecutivos y Presidencia.

Fluidez en inglés (oral y escrito).

Experiencia en roles como asistente administrativo o similar.

Alto nivel de organización.