Título del puesto: Asistente de Dirección

Descripción General:

El Asistente de Dirección será responsable de brindar apoyo administrativo de alto nivel al Director, asegurando una organización eficiente y una comunicación efectiva dentro de la oficina. Este rol implica la gestión de calendarios, documentación, preparación de eventos y viajes, así como la administración patrimonial, todo en un entorno dinámico que requiere habilidades organizativas excepcionales y una atención al detalle.

Responsabilidades Principales:

1. Manejo y Coordinación de Calendarios:

• Planificar, coordinar y mantener actualizada la agenda del Director.
• Organizar reuniones internas y externas, garantizando que todos los eventos y compromisos se gestionen de manera eficiente.

1. Documentación y Correspondencia:

• Administrar documentos importantes y confidenciales.
• Elaborar, revisar y archivar correspondencia y comunicaciones tanto internas como externas.

1. Administración de Oficina:

• Supervisar el buen funcionamiento de la oficina, gestionando suministros, servicios y el mantenimiento de equipos.
• Manejar presupuestos y realizar compras necesarias para la oficina.

1. Planificación de Eventos:

• Organizar y coordinar eventos corporativos y reuniones ejecutivas.
• Asegurar que todos los detalles de logística estén cubiertos y los eventos se desarrollen sin problemas.

1. Atención a la Experiencia del Cliente y del Personal:

• Proporcionar una experiencia de alto nivel a clientes, visitantes y empleados que interactúan con la Dirección.

1. Preparativos de Viajes:

• Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo la reservación de vuelos, hoteles, transportes y la creación de itinerarios detallados.

1. Administración Patrimonial:

• Gestionar la propiedad y activos del Director, incluyendo terrenos y flota vehicular.
• Supervisar el mantenimiento y el estado de los bienes, asegurando su correcto uso y administración.

1. Organización y Comunicación:

• Actuar como un enlace efectivo entre el Director, el equipo interno y los clientes.
• Proporcionar apoyo en la planificación estratégica y la toma de decisiones a través de una comunicación fluida y organizada.

Requisitos:

• Experiencia mínima de 3 años en un rol de asistencia ejecutiva o similar.
• Habilidad para manejar múltiples tareas y trabajar en un entorno de ritmo rápido.
• Excelente capacidad de organización, comunicación y manejo del tiempo.
• Conocimiento de herramientas de gestión de oficina y software de productividad.
• Capacidad para gestionar información confidencial con discreción.

Habilidades Deseadas:

• Experiencia en planificación de eventos y gestión de activos.
• Competencia en la planificación de viajes corporativos y administración de presupuestos.
• Capacidad para anticipar necesidades y resolver problemas de manera proactiva.