Descripción del Puesto: Asistente Ejecutiva Bilingüe
Ubicación: Apodaca, Nuevo León, México
Resumen del Puesto
La Asistente Ejecutiva Bilingüe apoyará directamente a los ejecutivos de alto nivel en la gestión de agendas, coordinación de reuniones, y preparación de documentos e informes. Este rol implica la organización de tareas administrativas y la comunicación efectiva tanto en inglés como en español, sirviendo como enlace clave entre los ejecutivos y otros equipos o contactos externos. La posición demanda un alto nivel de discreción, confidencialidad, profesionalismo y ética, garantizando el manejo adecuado de información sensible. Asimismo, será responsable de coordinar visitas de clientes y visitas de plantas hermanas internacionales, asegurando una experiencia fluida y profesional para todos los visitantes. Adicionalmente, atenderá el área de recepción, canalizando a cada visitante y transfiriendo llamadas para asegurar una experiencia de bienvenida adecuada y profesional.
Requisitos del Puesto
Educación:
- Licenciatura en Administración, Negocios, Comunicación o áreas afines (preferible).
- Certificación en asistencia ejecutiva o secretariado (opcional).
Idiomas:
- Bilingüe (español e inglés), con dominio avanzado de ambos idiomas para lectura, escritura y conversación.
Experiencia:
- Mínimo 5 años de experiencia como asistente ejecutiva, preferiblemente en una empresa internacional o con ejecutivos de alto nivel.
Habilidades y Conocimientos Técnicos:
- Excelente manejo de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Manejo de conmutador
- Experiencia en la gestión de agendas, coordinación de reuniones y organización de eventos.
- Habilidad para redactar y revisar documentos e informes.
- Conocimiento en la preparación de presentaciones ejecutivas.
- Capacidad para manejar información confidencial con discreción y profesionalismo.
- Ética de trabajo sólida y capacidad para tomar decisiones con integridad.
- Excelentes habilidades de comunicación y relaciones interpersonales.
- Habilidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples tareas simultáneamente.
Responsabilidades del Puesto
- Gestionar las agendas de los ejecutivos, programando y coordinando reuniones, citas y viajes.
- Preparar, revisar y traducir documentos, informes y presentaciones, manteniendo la confidencialidad de la información.
- Actuar como punto de contacto principal para la comunicación interna y externa de los ejecutivos, asegurando siempre un trato profesional y ético.
- Coordinar la logística de viajes y eventos, asegurando que todos los aspectos se realicen sin contratiempos y se mantenga un ambiente de discreción.
- Coordinar visitas de clientes y visitas de plantas hermanas internacionales, incluyendo la planificación de itinerarios, logística de viaje, y organización de reuniones o recorridos en planta.
- Atender la recepción o front desk, recibiendo y canalizando a cada visitante de manera profesional y respetuosa.
- Transferir llamadas entrantes a las personas adecuadas y realizar otras funciones generales de recepción.
- Realizar el seguimiento de tareas y compromisos importantes para garantizar el cumplimiento de plazos.
- Gestionar y organizar el archivo físico y digital de documentos, protegiendo la información confidencial.
- Preparar y organizar reuniones, incluyendo la elaboración de agendas y la toma de actas.
- Apoyar en proyectos especiales y realizar investigaciones necesarias para la toma de decisiones, siempre con un enfoque ético y de discreción.
- Coordinar el flujo de información entre los ejecutivos y otros departamentos de manera confidencial.
Prestaciones y Beneficios Adicionales
- Salario competitivo acorde a la experiencia y habilidades.
- Prestaciones de ley + vales de despensa y gasolina
- Ambiente de trabajo colaborativo y profesional.
- Oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional.
- Horario de lunes a viernes, con disponibilidad ocasional para horarios extendidos.
Si eres una persona organizada, ética, y deseas formar parte de un equipo dinámico apoyando a ejecutivos de alto nivel con un alto sentido de discreción y profesionalismo, ¡te invitamos a postularte para esta oportunidad como Asistente Ejecutiva Bilingüe!